Datenschutzerklärung – SEBONA Mandantenportal

1. Verantwortlicher

SEBONA Treuhand Böhner, Sebastian Böhner, Hohstrasse 1, 8302 Kloten, Schweiz.
Telefon: +41 43 883 90 60 · E-Mail: info@sebona.ch

2. Zweck und bearbeitete Daten

Das Mandantenportal dient dem sicheren Austausch von Unterlagen im Rahmen unseres Treuhand-, Buchhaltungs- und Steuermandats. Wir bearbeiten insbesondere:

• Stammdaten: Name, Adresse, E-Mail, Telefon, ggf. Firmenname.
• Zugangsdaten: E-Mail und ein von Ihnen gesetztes Passwort (nur als kryptografischer Hash gespeichert).
• Hochgeladene Dokumente & Angaben: z. B. Lohnausweise, Bankbelege, Steuerformulare, Vorjahressteuererklärungen sowie Antworten auf Checklistenfragen. Diese können besonders schützenswerte Personendaten enthalten.
• Protokolldaten: Zeitpunkt von Uploads, Bearbeitungsstatus, technische Server-Logs.

3. Rechtsgrundlagen

Die Bearbeitung erfolgt zur Erfüllung des Auftrags, zur Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungs- und Sorgfaltspflichten sowie auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an einem sicheren Unterlagenaustausch. Für Personen in der EU zusätzlich Art. 6 Abs. 1 lit. b und c DSGVO; bei besonderen Datenkategorien Art. 9 DSGVO bzw. Ihre Einwilligung.

4. Auftragsbearbeiter & Speicherorte

Wir setzen folgende Dienstleister mit Auftragsbearbeitungsvertrag ein:

Für Dienstleister ausserhalb der Schweiz/EU bestehen geeignete Garantien (z. B. Standardvertragsklauseln). Datenbank und Dateien werden bewusst in der Schweiz gehalten.

5. Automatische Klassifizierung mit KI

Zur Erleichterung der Zuordnung wird der Inhalt eines hochgeladenen Dokuments an Anthropic (Claude API, USA) übermittelt, der eine Kategorie vorschlägt. Die Übermittlung dient ausschliesslich der Klassifizierung; eine Nutzung zu Trainingszwecken ist vertraglich ausgeschlossen. Auf Wunsch erfolgt die Zuordnung manuell – kontaktieren Sie uns.

6. Datensicherheit

Ausschliesslich verschlüsselte Übertragung (TLS/HTTPS), zusätzliche Verschlüsselung Ihrer Dokumente im Ruhezustand (AES-256), strikte Zugriffstrennung pro Mandat, rollenbasierte Berechtigungen, kurzlebige Download-Links, gehashte Passwörter und Schutz vor automatisierten Angriffen. Ein Konto wird nur auf unsere Einladung eingerichtet.

7. Aufbewahrung

Daten werden so lange aufbewahrt, wie es für die Mandatserfüllung und gesetzliche Aufbewahrungsfristen (i. d. R. zehn Jahre) erforderlich ist; danach gelöscht oder anonymisiert.

8. Cookies

Nur technisch notwendige Cookies zur Aufrechterhaltung Ihrer Anmeldesitzung. Keine Tracking- oder Marketing-Cookies.

9. Ihre Rechte

Sie haben Anspruch auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung und Datenübertragbarkeit sowie das Recht, eine Einwilligung zu widerrufen (Kontakt: Ziffer 1). Beschwerden: zuständige Behörde (Schweiz: EDÖB).

10. Änderungen

Massgebend ist die jeweils im Portal veröffentlichte Fassung dieser Datenschutzerklärung.